Questions Fréquentes

Vous vous posez des Questions sur les ERP ?

Voici les plus fréquentes sur les ERP, le mode projet, ainsi que nos réponses dans l’ordre chronologique de la gestion de projet :

Que veut dire ERP ?

ERP veut dire  » Enterprise Ressources Planning  » …Bon évidemment, cela ne va pas vous parler, même si vous êtes anglophone !
Il faut comprendre que  » ERP  » est une extension de « MRP », « Manufacturing Ressource Planning », que l’on peut traduire par « gestion de la production industrielle », qui s’est étendue à toute l’entreprise, « Enterprise » ; donc gestion de toute l’entreprise.
En France, on parle aussi de « PGI » pour « Progiciel de Gestion Intégré »– Progiciel : pour logiciel packagée et paramétrable – Gestion : pour … gestion de toute l’entreprise – Intégré : que l’on peut aujourd’hui qualifier de « Partagé »

Les logiciels ERP sont plébiscités par les entreprises conscientes de la nécessité absolue de procéder à leur transformation digitale. Les avantages qu’elles peuvent en tirer sont très nombreux.

Pour celles et ceux qui exprimeraient encore quelques incertitudes, souvent dues à une méconnaissance des offres, voici quelques concepts-clés.

Ils vont vous faire découvrir pourquoi un logiciel ERP doté des bonnes fonctions, et d’un mode de fonctionnement approprié, permet aux entreprises de maintenir leur croissance.

Qu'est ce qu'un ERP ?

Un ERP est un Logiciel pour gérer toute l’entreprise.

Il est nécessairement conçu pour s’adapter à différents métiers et couvrir de multiples processus : ventes, achats, production, planning, service client, comptabilité, maintenance, SAV, etc.

La planification des ressources de l’entreprise (ERP – Enterprise Resources Planning) est un processus utilisé par les organisations pour gérer et intégrer les parties importantes de leurs activités. Les logiciels ERP sont importants pour les entreprises car ils les aident à mettre en œuvre la planification de leurs ressources.

Ce qui différencie l’outil ERP des autres logiciels de gestion, depuis sa création dans les années 1970, est qu’il intègre systématiquement une gestion comptable.

Quelle est la différence entre les différents ERP ?

Les ERP couvrent en théorie toutes les fonctions de l’entreprise, ou tous les processus : ventes, achats, production, planning, service client, comptabilité, maintenance, SAV, etc.

Cependant, chaque ERP a son histoire, ses spécificités et il s’est généralement développé en fonction des demandes client.

C'est quoi un ERP Métier ?

Un ERP métier est un progiciel qui a été conçu autour d’une problématique métier plus ou moins spécifique.

Par exemple pour l’agro alimentaire, avec toutes les problématiques et contraintes habituelles de l’agro- ou plus finement pour le métier des maraichers avec les particularités- ou encore plus finement pour les vendeurs de salades

Quand l’ERP est spécialisé dans un domaine très précis, on parle  » d’ERP de niche  » car il y a peu de clients potentiels.

Les intégrateurs d’ERP généralistes réalisent parfois des packages pré-paramétrés pour répondre à une problématique métier, on parle ainsi d’ERP vertical ou verticalisé.

Quel est le positionnement commercial des ERP ?

Les ERP peuvent être qualifiés sur 2 axes évidents :

– La couverture fonctionnelle : large sur le papier, en réalité il existe des différences très fortes entre tous les ERP

– La taille de l’entreprise = TPE, PME, GME, Groupe, etc.

La différence réside dans le prix d’achat et le coût de l’investissement lié à l’intégration, mais aussi par des fonctions spécifiques comme la gestion en multi-société, multidevise, grand import, export international, comptabilité ifrs, etc.Ensuite les ERP se distinguent par leur réponse à :

– L’activité = négoce, distribution, production, service, sous-traitance, logistique, etc.

– Le secteur d’activité : ERP plus ou moins adapté ou vertical métier

– Les spécificités complémentaires : extrêmement importantes et différenciantes, comme la gestion à l’affaire, les fournisseurs GMS/GSB, Agro alimentaire, Aéronautique, automobile, militaire, etc.

Quelles sont les services concernés par l'ERP ?

Par nature, tous les services ou processus sont concernés par les ERP.

Cependant, les ERP n’adressent pas tous les métiers avec la même pertinence

Quel est l'avantage d'un ERP sur un développement spécifique ?

Un développement spécifique va répondre aux besoins tels que décrits par les utilisateurs au moment de l’analyse, avec sa réponse métier normalement très bonne, mais souvent en reproduisant des pratiques ancestrales ou inadaptées.

De plus, le développement spécifique demandera l’intervention systématique des développeurs pour faire évoluer la solution.

Ces solutions s’avèrent souvent inadaptées au bout de quelques années, lorsque les développeurs initiaux sont partis vers d’autres chemins ou que les outils de développement deviennent obsolètes.

A l’inverse, un ERP va s’appuyer sur les bonnes pratiques  » métier «  et porter les utilisateurs vers une efficacité accrue.

Ainsi, l’ERP est adaptable et paramétrable. Il est donc naturellement plus pérenne dans le temps.

Pourquoi choisir une ERP plutôt qu'un logiciel métier ?

Un ERP sera par principe adaptable et paramétrable au besoins actuels, mais aussi plus pérenne dans le temps puisqu’il pourra évoluer en fonction de la croissance de l’entreprise.

Une solution spécifique, ou un logiciel métier,  » Best of bread «  sera généralement plus efficace sur la partie métier, mais impliquera des interfaces et des liens vers les autres logiciels et fonctions.

La solution spécifique sera donc moins transversale et moins partagée et souvent moins évolutive qu’un ERP.

Pourquoi l'ERP est-il efficace ?

L’ERP est efficace car il s’appuie sur les bonnes pratiques et des processus « standard », tout en s’adaptant aux spécificités de l’entreprise.

70% des entreprises ayant intégré un ERP pointe comme premier point positif,  » l’amélioration de la productivité des salariés «  et 68% disent que le logiciel  » améliore la collaboration interne et externe « 

Qui sont les fournisseurs d'ERP ?

Les ERP sont construits et maintenus par des éditeurs de logiciel.

Les intégrateurs, ou les installateurs des logiciels sont :

– soit indépendants, donc distributeurs des solutions logicielles du marché

– soit les éditeurs eux même. On parle alors d’éditeur/intégrateur

Faut-il acheter les licences ou louer le logiciel en mode Saas (Software as a Service) ?

D’abord, il s’agit de 2 modes financiers différents. L’achat de licence va déclencher un investissement, la location une charge. C’est donc une stratégie financière de l’entreprise.

Ensuite, il s’agit d’adapter la maintenance de l’infrastructure en fonction de la société.

Ainsi, pour une entreprise n’ayant pas de structure informatique dédiée, la solution de la location hébergée à l’extérieur permet de simplifier la gestion opérationnelle des serveurs et de l’infrastructure.

Le mode hébergé à l’extérieur est de plus en plus plébiscité. Il implique une sécurité maîtrisée et des débits réseaux suffisants.

Les coûts des solutions hébergées sont nécessairement plus importants que l’investissement des licences et des serveurs.

Qui doit mener le projet dans l'entreprise ?

Le projet ERP doit être mené par une équipe projet, représentative des fonctions de l’entreprise.

L’équipe projet a comme principal sponsor la direction de l’entreprise, car les enjeux sont majeurs.

Un chef de projet interne gère le suivi opérationnel et fonctionnel de l’intégration.

Le chef de projet n’est surtout pas informaticien, mais plutôt un homme métier qui a une connaissance transversale de l’entreprise.

Qui doit réaliser le cahier des charges ERP ?

La difficulté majeure pour une entreprise est de confier cette tâche à quelqu’un qui devra :

  • Bien comprendre tous les processus métier de l’entreprise
  • Se positionner dans un besoin futur, sans être  » déformé  » par le système actuel
  • Faire preuve de discernement sur les demandes de compensation du système actuel
  • S’approcher des bonnes pratiques pour ne pas réinventer ce qui existe déjà en standard
  • Bien comprendre les spécificités métier vis-à-vis de l’offre standard des ERP
  • Rester le plus neutre possible vis-à-vis des services ou des velléités personnelles dans l’entreprise
  • Tenir compte des problématiques techniques et informatiques
  • Etre capable de rédiger un cahier des charges adapté à la lecture par les éditeurs / intégrateurs
  • Et enfin … être sûr de ne rien oublier !

Cette personne n’existe généralement pas dans l’entreprise.

Qui pilote l'intégration de l'ERP dans une PME ?

Pour la plupart des dossiers de PME, un projet ERP n’est pas un projet technique ou informatique.

Bien sûr, il faudra faire des choix d’infrastructure, et participer à la réalisation de certaines tâches  » informatiques « , comme la reprise des données ou la réalisation des états.

Dans une PME, le projet doit être piloté par un acteur fonctionnel qui aura les qualités d’un chef de projet.

Idéalement, il sera dédié au projet dans ses phases les plus denses, notamment, lors des phases de tests et de recettes.

Dans les plus grosses entreprises, le projet est toujours piloté par un spécialiste de la gestion de projet (PMO).

Quelles sont les qualités attendues du chef de projet ERP dans une PME ?

Les qualités requises pour le chef de projet ERP dans l’entreprise :

  • Il a une bonne connaissance de l’entreprise et de ses processus pour bien appréhender les demandes des référents du projet
  • Il est convaincu du bien fondé du projet
  • Il est reconnu dans l’entrepriseet soutenu par la direction
  • Il est bon communiquantcar il devra piloter des personnes qui ne seront pas sous sa responsabilité
  • Il est bon planificateurpour orchestrer intelligemment les plannings en tenant compte des contraintes de l’entreprise qui continue à fonctionner
  • Il est bon négociateurvis-à-vis de l’intégrateur dans la gestion des enveloppes budgétaires
  • Il a des qualités d’arbitragevis-à-vis des demandes des utilisateurs clés
  • Il a un bon esprit d’ouverturepour amener l’entreprise actuelle vers les bonnes pratiques dans un souci d’efficience
  • Il a quelques connaissances informatiquespour comprendre l’architecture des systèmes d’information
  • Il comprendra aisément le fonctionnement de l’ERP

Et …

  • Idéalement, il sera très à l’aise avec Excelpour la reprise des données.
  • Dans les PME, le chef de projet doit comprendre dans le détail l’ERP, au moins au niveau du paramétrage de base. Il sera ainsi le premier niveau de support des utilisateurs clé.

Pourquoi le Cloud ERP devient-il la norme en entreprise?

Comme l’indique un rapport mené par Nucleus Research et paru en décembre 2017, un déploiement sur Cloud offre un retour sur investissement en moyenne 3 fois supérieur à un déploiement sur site.

 

Détail remarquable, il est sans conteste la première raison d’un tel engouement et permet aux petites entreprises de surpasser rapidement des sociétés plus anciennes n’ayant pas encore effectuées ce changement important.

Ces dernières années, les entreprises qui envisageaient la mise en place d’un système ERP sur Cloud étaient attirées par cette division des coûts qui permettaient de ne pas investir dans des infrastructures et serveurs coûteux.

 

Mais et alors que les avancées du marché dotent les logiciels sur Cloud de nouvelles fonctionnalités pensées pour une amélioration et optimisation toujours plus exacerbée des processus, cela n’est plus le cas!

Aujourd’hui, les entreprises se parent d’un déploiement sur Cloud car celui-ci offre une meilleure réactivité, une gestion simplifiée et des coûts réduits en comparaison d’une solution sur site, gage d’une meilleure croissance commerciale

Qu’est que le Cloud Computing ?

Le Cloud Computing, plus communément appelé « informatique dans le nuage », fait référence à l’utilisation de la mémoire et des capacités de calcul des ordinateurs et des serveurs répartis à travers le monde, et liés par un réseau, tel Internet.

Plus concrètement et appliqué au monde de l’entreprise, le Cloud signifie que les sociétés ne gèrent plus en interne leurs serveurs ou solutions informatiques, mais peuvent accéder à un ensemble de services en ligne (donc externalisés) disponibles la plupart du temps par un navigateur web.

L’intérêt pour les entreprises est de ne plus avoir à gérer en interne une infrastructure qui peut s’avérer complexe.

Vous vous dédouanez de la phase d’installation qui peut être laborieuse, du maintien du service, des mises à jour et des sauvegardes que vous confiez à un prestataire spécialisé.

 

L’avantage du Cloud Computing est également de pouvoir accéder à une plateforme de services à distance en se libérant des contraintes d’une infrastructure uniquement disponible en interne : c’est le principe d’informatique virtuelle.

Que signifient SaaS, On Demand, et ASP ?

SaaS signifie Software as a Service, ce qui veut dire littéralement Logiciel utilisé comme service.

Cette notion renvoie à un modèle d’offres logicielles qui ne sont plus commercialisées en tant que licence en achat que l’utilisateur installe sur ses propres serveurs, mais en tant qu’applications accessibles à distance par un navigateur web et une connexion Internet.

Le prestataire propose alors à l’entreprise cliente un ensemble d’offres autour de l’utilisation du logiciel comprenant généralement les mises à jour automatiques, les sauvegardes de données ou encore l’accès sécurisé…

Le mode ASP (Application Service Provider) désigne la disponibilité d’un logiciel initialement disponible en client serveur (achat de licence) en mode hébergé.

Contrairement aux offres SaaS, les applications ASP n’ont pas été construites à l’origine pour être accessibles en mode Web.

 

Le SaaS renvoie donc à une offre plus modulable et personnalisable, répondant davantage aux besoins précis des utilisateurs.

Le terme On Demand rejoint une notion plus vaste faisant référence au mode de paiement à la consommation d’un ensemble de services web (téléchargement de musiques, films, vidéos…). Il est aujourd’hui communément utilisé pour désigner un ensemble d’applications disponibles à la demande, basées sur le modèle SaaS ou ASP.

Solunix Niger commercialise deux (2) progiciels CRM (odoo/dolibarr) disponibles en mode SaaS et propose l’ensemble des prestations y attenant : support, sauvegardes, mises à jour, interface spéciale smartphone…

Pour découvrir nos offres CRM On DemandNos offres CRM SaaS.

Quelle différence entre ERP et CRM ?

Le CRM ou Customer Relationship Management est un outil qui permet à l’entreprise de suivre la gestion de la relation client.

Il optimise l’enregistrement de leurs données personnelles, l’automatisation de tâches de promotion ou de prospection, inclut le journal des prises de contact, etc.

Le service marketing ou le service des ventes pourront ainsi se baser sur les données enregistrées dans le CRM pour cibler l’envoi d’un mailing auprès de clients appartenant à une démographie précise ou à une zone géographique donnée.

L’ERP ou Enterprise Resource Planning quant à lui est un logiciel qui permet de gérer et d’administrer les ressources, matérielles et humaines, de l’entreprise. Nos solutions de gestion des stocks, celle des achats, le reporting des ventes ou encore le suivi du budget, le tout, la plupart du temps, en temps réel. 

Ce logiciel unifie les informations.

Lier un logiciel ERP à un logiciel CRM tiers ou choisir un ERP intégrant le CRM de l’éditeur ?

Avec la tendance généralisée des entreprises à digitaliser leurs activités les responsables des systèmes d’information ont pris conscience de l’importance de la convergence. Pour être exploitées de façon optimisées, et à leur meilleur potentiel, les ressources numériques des l’entreprises doivent communiquer entre elles. C’est tout le workflow professionnel qui est concerné.

Tous les traitements de données doivent converger pour assurer l’amélioration des performances de l’entreprise.

La connexion de l’ERP au CRM de l’entreprise illustre bien ce besoin de convergence. Cette liaison peut s’effectuer grâce à un logiciel tiers, un connecteur

Quels sont les avantages et bénéfices d’un logiciel CRM ?

Pour faire face à la concurrence et rester compétitif, il est impératif d’utiliser des outils CRM adaptés permettant un gain de temps maximum ainsi qu’un meilleur retour sur investissement possible.

Votre logiciel CRM vous aidera à conforter vos activités commerciales sur le long terme en vous faisant gagner en efficacité sur la gestion de vos processus de ventes.

Comment choisir entre CRM hébergé et CRM en achat ?

Vous hésitez entre un CRM en mode hébergé et un CRM en achat?

Pour vous aider à y voir plus clair, Solunix Niger vous présente les plus et les moins de chaque mode :

Les plus du CRM hébergé

  • Accessible n’importe où, n’importe quand
  • Aucune connaissance technique nécessaire
  • Aucune perte de données irréversible
  • Sauvegardes et mises à jour automatiques
  • Interface smartphone comprise

Les plus du CRM en achat

  • L’entreprise est propriétaire du logiciel installé
  • Liberté de choisir l’hébergement des données

Les moins du CRM en hébergé

  • Nécessité d’une connexion internet performante (bande passante)
  • Ne fonctionne pas en mode déconnecté

Les moins du CRM en achat

  • Installation de l’environnement logiciel à prévoir (serveurs, bases de données…)
  • Mises à jour et paramétrages du logiciel à votre charge
  • Un service informatique en interne pour maintenir et/ou développer la solution

Solunix Niger propose aujourd’hui majoritairement le CRM Odoo/Dolibarr en mode hébergé qui est naturellement choisi par la plupart des entreprises clientes.

Néanmoins, elle laisse la possibilité aux entreprises disposant de l’infrastructure nécessaire en interne de contracter les licences en achat.

A qui s’adresse notre solution CRM hébergée ?

A ce jour, toutes les entreprises sont concernées par les enjeux de la gestion de la relation client et l’équipement en solutions CRM, quels que soient leur taille ou leurs marchés.

Notre solution s’adresse aux TPE/PME de tous secteurs d’activité : sociétés de services, artisans, commerçants (excepté commerces de détail), petites industries.

Simplicité de prise en main et intuitif, Odoo/Dolibarr répond à la majorité des besoins.

Personnalisable et modulable, il peut être adapté en fonction de vos demandes. La souplesse lui permet de pouvoir s’accorder avec les besoins de structures variées qui souhaitent optimiser leur démarche de prospection et leur cycle de ventes.

Qu’est ce qu’un logiciel ?

Un logiciel est un ensemble d’instructions et de données qui exécutent des tâches spécifiques. Contrairement au matériel, qui décrit les aspects physiques d’un ordinateur, le logiciel est un terme générique utilisé pour désigner les applications, les scripts et les programmes qui s’exécutent sur un appareil.

Le logiciel peut être considéré comme la partie variable d’un ordinateur et le matériel comme sa partie invariable.

 

Les logiciels sont divisés en logiciels d’application, qui répondent à des besoins spécifiques, et en logiciels système.

Ces derniers comprennent les systèmes d’exploitation qui assurent le fonctionnement des logiciels d’application pour un matériel spécifique. Word et Excel sont respectivement des logiciels de traitement de texte et tableur.

Windows, Linux ou Mac Os sont des systèmes d’exploitation. Les logiciels, soumis au droit de la propriété intellectuelle, peuvent être achetés ou librement téléchargés. Les Shareware ou Freeware sont plus ou moins distribués gratuitement.

L’Open Source définit un type de logiciels dont le code source est modifiable et dont les utilisateurs acceptent de ne pas limiter la distribution des améliorations.

Quelle est la différence entre les termes “logiciel” et “progiciel” ?

Si un logiciel peut être générique ou destiné à adresser une gamme de besoins, le progiciel sert plutôt à informatiser des processus spécifiques. Comme son nom l’indique, il est plutôt créé pour résoudre des problèmes professionnels..

Les progiciels sont des logiciels de marché verticaux ou spécifiques à un secteur. On peut citer, par exemple, les applications bancaires, d’assurance et de vente au détail. Ces logiciels spécialisés peuvent être développés aussi bien en interne par les services informatiques de l’entreprise, que par des sociétés spécialisées.

On les appelle sociétés de services informatiques, elles peuvent aussi être des startups ou des freelances. Pour les progiciels dont l’importance est stratégique ce sont plutôt de grands éditeurs internationaux, comme IBM, Microsoft, SAGE ou SAP qui créent les progiciels.

Quelle différence entre un logiciel et une application ?

Il arrive que ces deux termes soient souvent confondus par abus de langage.

Le logiciel représente un ensemble de programmes ou de modules imbriqués. Il permet grâce aux modules et programmes qui le composent de réaliser des tâches vastes et complexes.

Une application quant à elle est un programme moins étendu que le logiciel. L’application permet de répondre à un besoin brut et précis, sans trop de besoins de paramétrage.

À titre de comparaison, le fonctionnement d’un logiciel peut être paramétré de plusieurs façons. Ce qui n’est pas le cas d’une application qui offre moins de marge de manœuvre.

Qu’est-ce que le système d’information d’une entreprise ?

(SI : Système d’Information)

 

Le système d’information d’une entreprise regroupe toutes les ressources qui lui permettent de bénéficier de la numérisation pour ses activités.

 

L’infrastructure matérielle est constituée des ordinateurs et des terminaux mobiles qui sont le point d’entrée du système d’information de l’entreprise. On peut désormais leur ajouter les capteurs et actionneurs de l’internet des objets (IoT), notamment dans le monde de l’industrie.

L’infrastructure logicielle regroupe les applicatifs et les progiciels qui optimisent les activités de tous les secteurs de l’entreprise. On peut leur ajouter les utilitaires, outils de sauvegarde par exemple, et les logiciels de communication.

Avec l’avènement de la virtualisation, le Cloud fait désormais partie intégrante du système d’information de l’entreprise.

La généralisation de la connexion des entreprises à un internet haut débit révolutionne le système d’information des entreprises. Plutôt que d’investir dans des systèmes internes coûteux à acquérir, maintenir et à faire évoluer elles on recourt à la virtualisation. Elles accèdent à toutes leurs applications depuis un navigateur qui les connecte à un Cloud.

L’exploitation de leurs ressources se fait de la même manière qu’auparavant. Cependant c’est désormais l’opérateur du Cloud qui est responsable de l’exécution, de la maintenance, de la sécurisation et de la mise à niveau de l’infrastructure. De plus, la montée en charge est assurée automatiquement et la facturation se fait à la consommation.

Quel est le rôle de l’information dans l’entreprise ?

L’information assure la cohésion et la réactivité au sein d’une entreprise. Elle permet d’innover et de s’adapter à son environnement. Elle est en outre source de motivation et d’implication de la part de l’ensemble des collaborateurs.

Pour être efficace, l’information doit alors être uniformisée et centralisée. Ce qui garantit une prise de décision efficace.

SI (Système d’Information) : qu’est-ce qu’un processus dans une entreprise ?

On parle aussi de processus métier. De façon globale, on entend par processus un ensemble d’opérations qui sont effectuées fréquemment par l’entreprise afin d’atteindre ses objectifs. Il peut s’agir d’objectifs de production, d’objectifs opérationnels, managériaux ou encore d’objectifs liés au support (maintenance, gestion de parc, locaux, paie).

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